AI Systems Inventory — Article 49

EU AI Act Compliance | VORLUX AI

Instructions

Complete one row per AI system used in your organization. Include all systems — commercial (SaaS), open-source, custom-built, and employee-used tools (ChatGPT, Copilot, etc.).

Inventory Register

For each AI system, document:

System Identification

Field	Description	Example
System ID	Unique identifier	AI-2026-001
System Name	Commercial or internal name	ChatGPT Enterprise
Provider	Company providing the AI	OpenAI
Version	Current version deployed	GPT-4o, May 2026
Deployment Date	When first deployed	2025-09-15
Department	Primary department using it	Customer Service
Responsible Person	Internal owner	Maria Lopez, CS Manager

Classification

Field	Options
Risk Level	☐ Prohibited ☐ High ☐ Limited ☐ Minimal
Provider/Deployer Role	☐ Provider ☐ Deployer ☐ Both
Processing Location	☐ Local (on-premise) ☐ Cloud (EU) ☐ Cloud (non-EU)
Personal Data	☐ None ☐ Non-sensitive ☐ Sensitive (Art. 9 GDPR)

Compliance Status

Requirement	Status	Notes
Transparency (Art. 50)	☐ Done ☐ In progress ☐ Not started
DPIA completed	☐ Done ☐ Not needed ☐ Pending
Vendor due diligence	☐ Done ☐ In progress ☐ Not started
AI literacy training	☐ Done ☐ Scheduled ☐ Not started
Human oversight defined	☐ Done ☐ In progress ☐ Not started
Incident response plan	☐ Done ☐ In progress ☐ Not started

Usage Details

Field	Your Input
Purpose	(describe what the AI does)
Users	(who uses it, how many)
Input data types	(text, images, personal data, etc.)
Output	(recommendations, decisions, content, etc.)
Human review	(how are outputs reviewed before action)
Alternatives	(what would you use without this AI)

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Common Systems to Include

Don’t forget these — they’re often overlooked:

• ChatGPT / Copilot subscriptions (individual or team)
• Email AI features (smart compose, spam filters)
• CRM AI predictions (lead scoring, churn prediction)
• HR screening tools (CV parsers, interview analysis)
• Translation tools (DeepL, Google Translate in workflows)
• Content generators (image, text, code)
• Analytics AI (predictive dashboards, anomaly detection)
• Security AI (threat detection, fraud prevention)
• Customer chatbots (support, sales)
• Search and recommendation engines

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Shadow AI Detection

Ask each department:

1. Do any team members use AI tools not provided by IT?
2. Have any browser extensions with AI features been installed?
3. Are any AI APIs being called from custom scripts or spreadsheets?
4. Are employees uploading company data to free AI tools?

Document any discovered shadow AI systems in this inventory.

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Versión Española

Inventario de Sistemas de Inteligencia Artificial — Artículo 49

Cumplimiento con la Directiva UE sobre IA | VORLUX AI

Instrucciones

Complete una fila por cada sistema de inteligencia artificial utilizado en su organización. Incluya todos los sistemas — comerciales (SaaS), de código abierto, personalizados y herramientas utilizadas por empleados (ChatGPT, Copilot, etc.).

Registro del Inventario

Para cada sistema de inteligencia artificial, documente:

Identificación del Sistema

Campo	Descripción	Ejemplo
ID del Sistema	Identificador único	AI-2026-001
Nombre del Sistema	Nombre comercial o interno	ChatGPT Enterprise
Proveedor	Compañía que proporciona la IA	OpenAI
Versión	Versión actualmente desplegada	GPT-4o, mayo 2026
Fecha de Despliegue	Cuando se desplegó por primera vez	2025-09-15
Departamento	Departamento principal que lo utiliza	Servicio al Cliente
Persona Responsable	Propietario interno	María López, Gerente del CS

Clasificación

Campo	Opciones
Nivel de Riesgo	☐ Prohibido ☐ Alto ☐ Limitado ☐ Mínimo
Rol del Proveedor/Desplegador	☐ Proveedor ☐ Desplegador ☐ Ambos
Ubicación del Procesamiento	☐ Local (en sitio) ☐ Nube (UE) ☐ Nube (no UE)
Datos Personales	☐ Ninguno ☐ No sensibles ☐ Sensibles (Art. 9 RGPD)

Estado de Cumplimiento

Requisito	Estado	Notas
Transparencia (Art. 50)	☐ Hecho ☐ En progreso ☐ No iniciado
DPIA completada	☐ Hecho ☐ No necesario ☐ Pendiente
Diligencia del proveedor	☐ Hecho ☐ En progreso ☐ No iniciado
Capacitación en IA	☐ Hecho ☐ Programada ☐ No iniciado
Definición de revisión humana	☐ Hecho ☐ En progreso ☐ No iniciado
Plan de respuesta a incidentes	☐ Hecho ☐ En progreso ☐ No iniciado

Detalles del Uso

Campo	Su Input
Propósito	(describe qué hace la IA)
Usuarios	(quién lo utiliza, cuántos)
Tipos de datos de entrada	(texto, imágenes, datos personales, etc.)
Salida	(recomendaciones, decisiones, contenido, etc.)
Revisión humana	(cómo se revisan las salidas antes de la acción)
Alternativas	(qué utilizaría sin esta IA)

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Sistemas Comunes a Incluir

No olvide estos — a menudo se pasan por alto:

• Suscripciones a ChatGPT / Copilot (individual o equipo)
• Características de AI en el correo electrónico (composición inteligente, filtros de spam)
• Predicciones de CRM (puntuación de leads, predicción de abandono)
• Herramientas de selección de personal (analizadores de CV, análisis de entrevistas)
• Herramientas de traducción (DeepL, Google Translate en flujos de trabajo)
• Generadores de contenido (imágenes, texto, código)
• Análitica AI (tableros predictivos, detección de anomalías)
• Seguridad AI (detección de amenazas, prevención de fraude)
• Chatbots de clientes (soporte, ventas)
• Motores de búsqueda y recomendación

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Deteción de IA en la Sombra

Pregunte a cada departamento:

1. ¿Algunos miembros del equipo utilizan herramientas de AI no proporcionadas por IT?
2. ¿Se han instalado extensiones de navegador con características de AI?
3. ¿Se están llamando APIs de AI desde scripts o hojas de cálculo personalizados?
4. ¿Los empleados están subiendo datos de la empresa a herramientas de AI gratuitas?

Documente cualquier sistema de IA en la sombra descubierto en este inventario.

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