AI Deployment Project Plan

VORLUX AI | vorluxai.com

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Project Name: [PROJECT NAME] Client: [CLIENT COMPANY NAME] Project Code: [VORLUX-YEAR-NNN] Engagement Lead: [NAME] Project Manager: [NAME] Version: [1.0] Status: [ ] Draft [ ] Active [ ] On Hold [ ] Closed Last Updated: [DATE]

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Document Control

Version	Date	Author	Changes
0.1	[DATE]	[NAME]	Initial draft
1.0	[DATE]	[NAME]	Approved at kickoff

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1. Project Overview / Descripción del Proyecto

1.1 Objectives

This project aims to:

1. [PRIMARY OBJECTIVE — e.g., “Deploy an AI-powered invoice processing system that reduces manual review time by 60%”]
2. [SECONDARY OBJECTIVE]
3. [TERTIARY OBJECTIVE]

1.2 Scope Summary

In scope:

• [DELIVERABLE 1]
• [DELIVERABLE 2]
• [DELIVERABLE 3]

Out of scope:

• [EXCLUSION 1]
• [EXCLUSION 2]

1.3 Success Criteria

Criterion	Metric	Target	Measurement Date
[CRITERION 1]	[METRIC]	[TARGET]	[DATE]
[CRITERION 2]	[METRIC]	[TARGET]	[DATE]
[CRITERION 3]	[METRIC]	[TARGET]	[DATE]

1.4 Constraints and Assumptions

Constraints:

• Budget ceiling: EUR [AMOUNT]
• Go-live deadline: [DATE] (hard / soft)
• Data residency: [EU / Spain / client data centre]
• Technology: Must integrate with [EXISTING SYSTEM]

Assumptions:

• Client will provide access to [SYSTEMS/DATA] by [DATE]
• Client team will allocate [X hrs/week] across the project
• No major changes to client’s technology stack during the project

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2. Phase-by-Phase Plan / Plan por Fases

Phase 1 — Discovery

Goal: Establish shared understanding of current state, data landscape, and success criteria.

Duration: [X weeks] | Start: [DATE] | End: [DATE]

Tasks

Task ID	Task Description	Owner	Est. Hours	Start	End	Dependencies	Status
1.1	Stakeholder interview — Sponsor	Engagement Lead	3h			Contract signed	[ ]
1.2	Stakeholder interview — Technical Lead	Data Engineer	3h			1.1	[ ]
1.3	Stakeholder interview — End Users (x3)	BA	6h			1.1	[ ]
1.4	Data audit and quality assessment	Data Engineer	16h			2.3 access	[ ]
1.5	Systems integration mapping	Data Engineer	8h			1.4	[ ]
1.6	Risk and compliance review	Engagement Lead	8h			1.1, 1.4	[ ]
1.7	Success metrics and baseline definition	PM + BA	4h			1.3	[ ]
1.8	Discovery Report draft	Engagement Lead	12h			1.1–1.7	[ ]
1.9	Discovery Report client review	Client	—			1.8	[ ]
1.10	Discovery sign-off	Sponsor	—			1.9	[ ]

Phase 1 Exit Criteria: Signed Discovery Report; agreed KPI baseline.

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Phase 2 — Design

Goal: Produce technical and functional design that guides the build phase.

Duration: [X weeks] | Start: [DATE] | End: [DATE]

Tasks

Task ID	Task Description	Owner	Est. Hours	Start	End	Dependencies	Status
2.1	Solution architecture design	AI Architect	24h			Phase 1 complete	[ ]
2.2	Data pipeline design	Data Engineer	16h			2.1	[ ]
2.3	UI/UX wireframes (if applicable)	Designer	16h			1.3	[ ]
2.4	Integration specification	Data Engineer	12h			2.1	[ ]
2.5	Security and compliance design review	Engagement Lead	8h			2.1	[ ]
2.6	Change management plan	Change Lead	8h			1.3, 1.7	[ ]
2.7	Technical Design Document draft	AI Architect	16h			2.1–2.6	[ ]
2.8	Internal design review	VORLUX AI team	4h			2.7	[ ]
2.9	Client design review session	All	3h			2.8	[ ]
2.10	Design sign-off	Sponsor + Tech Lead	—			2.9	[ ]

Phase 2 Exit Criteria: Signed Technical Design Document; approved architecture.

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Phase 3 — Build

Goal: Develop and configure the agreed solution.

Duration: [X weeks] ([X sprints of 2 weeks each]) | Start: [DATE] | End: [DATE]

Sprint Overview

Sprint	Dates	Focus	Key Deliverables
Sprint 1	[DATE–DATE]	[DATA PIPELINE / CORE MODEL]	[DELIVERABLE]
Sprint 2	[DATE–DATE]	[AI PROCESSING LAYER]	[DELIVERABLE]
Sprint 3	[DATE–DATE]	[INTEGRATIONS / UI]	[DELIVERABLE]
Sprint 4	[DATE–DATE]	[POLISH / HARDENING]	[DELIVERABLE]

Build Tasks (Sprint 1 Example)

Task ID	Task Description	Owner	Est. Hours	Start	End	Status
3.1.1	Set up development environment	Data Engineer	4h			[ ]
3.1.2	Implement data ingestion pipeline	Data Engineer	24h			[ ]
3.1.3	Build data validation and cleaning layer	Data Engineer	16h			[ ]
3.1.4	[COMPONENT] development	AI Architect	32h			[ ]
3.1.5	Unit tests for Sprint 1 components	Data Engineer	8h			[ ]
3.1.6	Sprint 1 demo and review	All	2h			[ ]
3.1.7	Sprint 1 retrospective	VORLUX AI team	1h			[ ]

Definition of Done (per sprint):

• Code reviewed and merged to main branch
• Unit test coverage ≥ [X]%
• Sprint deliverables demonstrated to client
• No P1 bugs open

Phase 3 Exit Criteria: All sprint deliverables complete; working software demonstrated to client.

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Phase 4 — Test

Goal: Validate quality, performance, and compliance.

Duration: [X weeks] | Start: [DATE] | End: [DATE]

Tasks

Task ID	Task Description	Owner	Est. Hours	Start	End	Status
4.1	Test plan finalisation	PM + QA	4h
4.2	System integration testing	Data Engineer	16h
4.3	Performance and load testing	Data Engineer	8h
4.4	Security review (if required)	Engagement Lead	8h
4.5	EU AI Act conformity check	Engagement Lead	4h
4.6	UAT facilitation (with client team)	PM + BA	16h
4.7	Bug triage and resolution	AI Architect + Dev	TBD
4.8	Regression testing post-fixes	QA	8h
4.9	UAT sign-off	Client Sponsor	—

Phase 4 Exit Criteria: UAT signed off; zero P1 issues; test report complete.

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Phase 5 — Deploy

Goal: Move to production safely with minimal disruption.

Duration: [X weeks] | Start: [DATE] | End: [DATE]

Tasks

Task ID	Task Description	Owner	Est. Hours	Start	End	Status
5.1	Production environment provisioning	Data Engineer	8h			[ ]
5.2	Data migration (if required)	Data Engineer	[X]h			[ ]
5.3	Pre-go-live checklist execution	PM	2h			[ ]
5.4	Go-live cutover	Data Engineer + Client IT	4h			[ ]
5.5	Post-go-live smoke test	Data Engineer	2h			[ ]
5.6	User training — session 1	Change Lead	4h			[ ]
5.7	User training — session 2	Change Lead	4h			[ ]
5.8	Training materials finalised	Change Lead	8h			[ ]
5.9	System runbook delivered to client IT	Data Engineer	4h			[ ]
5.10	Hypercare period monitoring (2 weeks)	All	[X]h			[ ]
5.11	Hypercare close-out	Engagement Lead	2h			[ ]

Phase 5 Exit Criteria: System live in production; training complete; client IT team can operate independently.

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Phase 6 — Evolve

Goal: Continuously improve the solution and demonstrate ongoing value.

Cadence: Ongoing monthly/quarterly activities.

Activity	Frequency	Owner	Description
Performance monitoring	Continuous	VORLUX AI	Uptime, latency, model accuracy
Monthly performance report	Monthly	PM	KPI tracking vs baseline
Model retraining	Quarterly or trigger-based	AI Architect	Refresh model with new data
Feature iteration sprint	Quarterly	Dev team	1-week sprint for improvements
Quarterly Business Review	Quarterly	Engagement Lead	Executive review session
Annual SLA review	Annual	Engagement Lead	Review and update SLA terms

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3. Gantt-Style Timeline / Cronograma

Adapt the table below. Each column represents 1 week. Mark with X for active, M for milestone.

Phase / Activity	W1	W2	W3	W4	W5	W6	W7	W8	W9	W10	W11	W12	W13	W14	W15	W16
Phase 1 — Discovery	X	X	X	X
Stakeholder interviews	X	X
Data audit		X	X
Discovery Report			X	X
MILESTONE: Discovery sign-off				M
Phase 2 — Design					X	X	X
Architecture + data design					X	X
TDD + change plan						X	X
MILESTONE: Design sign-off							M
Phase 3 — Build								X	X	X	X	X	X
Sprint 1								X	X
Sprint 2										X	X
Sprint 3												X	X
MILESTONE: Build complete													M
Phase 4 — Test														X	X
UAT + fixes														X	X
MILESTONE: UAT sign-off															M
Phase 5 — Deploy																X
Go-live																X
MILESTONE: System Live																M

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4. RACI Matrix / Matriz RACI

Legend: R = Responsible | A = Accountable | C = Consulted | I = Informed

Activity	Engagement Lead	PM	AI Architect	Data Engineer	Change Lead	Client Sponsor	Client Tech Lead	Client BA
Project governance	A	R	I	I	I	C	I	I
Technical architecture	C	I	A/R	C	I	I	C	I
Data pipeline build	I	I	A	R	I	I	C	I
Data access approval	C	R	I	C	I	A	R	I
UAT coordination	C	R	I	I	C	I	C	A
UAT sign-off	I	I	I	I	I	A	C	R
Change management	C	C	I	I	A/R	C	I	C
Training delivery	I	C	I	I	A/R	I	I	C
Go-live decision	C	C	C	C	I	A	R	I
Monthly reporting	I	R	I	C	I	A	I	I
Budget management	A	R	I	I	I	C	I	I
Scope change approval	A	C	C	I	I	A	C	I

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5. Risk Register / Registro de Riesgos

Risk Rating: Probability × Impact (1–3 scale each) = 1–9

ID	Risk Description	Probability (1–3)	Impact (1–3)	Rating	Mitigation Strategy	Owner	Status
R01	Data quality lower than expected	2	3	6	Early data audit in Phase 1; buffer time in Phase 3	Data Engineer	Open
R02	Key client stakeholder unavailable	2	2	4	Designate backups for all key roles at kickoff	PM	Open
R03	Scope creep from additional requirements	3	2	6	Formal change control process; weekly scope review	PM	Open
R04	Integration complexity exceeds estimates	2	3	6	Technical spike in Phase 2; integration prototype early	AI Architect	Open
R05	Regulatory change (EU AI Act)	1	3	3	Monitor EU AI Act updates; quarterly compliance review	Engagement Lead	Open
R06	VORLUX AI team member unavailable	1	2	2	Cross-train team members; maintain documentation	PM	Open
R07	Client delays in providing access/approvals	2	3	6	Define SLAs for client response in contract; escalate quickly	PM	Open
R08	Model performance below target	1	3	3	Iterative approach; early testing; defined success thresholds	AI Architect	Open
R09	Budget overrun	1	3	3	Weekly burn rate monitoring; change control	PM	Open
R10	[ADD PROJECT-SPECIFIC RISK]

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6. Milestone Tracker / Seguimiento de Hitos

Milestone	Description	Target Date	Actual Date	Status	Notes
M1	Project kickoff complete	[DATE]		[ ]
M2	Onboarding checklist complete	[DATE]		[ ]
M3	Discovery Report signed off	[DATE]		[ ]
M4	Technical Design Document signed off	[DATE]		[ ]
M5	Sprint 1 demo complete	[DATE]		[ ]
M6	Sprint 2 demo complete	[DATE]		[ ]
M7	Sprint 3 demo complete	[DATE]		[ ]
M8	Build phase complete	[DATE]		[ ]
M9	UAT commenced	[DATE]		[ ]
M10	UAT signed off	[DATE]		[ ]
M11	Go-live	[DATE]		[ ]
M12	Hypercare period closed	[DATE]		[ ]
M13	First QBR completed	[DATE]		[ ]
M14	Project formally closed	[DATE]		[ ]

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7. Budget Tracker / Seguimiento del Presupuesto

Phase	Budgeted (EUR)	Actual (EUR)	Variance (EUR)	Status
Phase 1 — Discovery
Phase 2 — Design
Phase 3 — Build
Phase 4 — Test
Phase 5 — Deploy
Expenses
Contingency (10%)
TOTAL

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8. Issue Log / Registro de Incidencias

ID	Date Raised	Description	Priority (P1–P4)	Owner	Target Resolution	Actual Resolution	Status
I001							Open
I002							Open

Priority definitions:

• P1: Blocker — project cannot progress; resolve within 24 hours
• P2: High — significant impact; resolve within 2 business days
• P3: Medium — moderate impact; resolve within 1 week
• P4: Low — cosmetic or minor; resolve in next sprint

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9. Change Log / Registro de Cambios

CR ID	Date	Requested By	Description	Impact (Time / Cost)	Status	Approved By
CR001					Pending

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Approvals / Aprobaciones

Role	Name	Signature	Date
VORLUX AI Engagement Lead
VORLUX AI Project Manager
Client Project Sponsor
Client Technical Lead

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Versión Española

Plan de Proyecto de Despliegue de IA

VORLUX AI | vorluxai.com

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Nombre del Proyecto: [NOMBRE DEL PROYECTO] Cliente: [NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] Código del Proyecto: [VORLUX-AÑO-NNN] Director del Encargo: [NOMBRE] Director del Proyecto: [NOMBRE] Versión: [1.0] Estado: [ ] Borrador [ ] Activo [ ] En espera [ ] Cerrado Última Actualización: [FECHA]

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Control del Documento

Versión	Fecha	Autor	Cambios
0.1	[FECHA]	[NOMBRE]	Borrador inicial
1.0	[FECHA]	[NOMBRE]	Aprobado en kickoff

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1. Descripción del Proyecto

1.1 Objetivos

Este proyecto tiene como objetivo:

1. [OBJETIVO PRINCIPAL — ej.: “Desplegar un sistema de procesamiento de facturas con IA que reduzca el tiempo de revisión manual en un 60%”]
2. [OBJETIVO SECUNDARIO]
3. [OBJETIVO TERCIARIO]

1.2 Resumen del Alcance

Dentro del alcance:

• [ENTREGABLE 1]
• [ENTREGABLE 2]
• [ENTREGABLE 3]

Fuera del alcance:

• [EXCLUSIÓN 1]
• [EXCLUSIÓN 2]

1.3 Criterios de Éxito

Criterio	Métrica	Objetivo	Fecha de Medición
[CRITERIO 1]	[MÉTRICA]	[OBJETIVO]	[FECHA]
[CRITERIO 2]	[MÉTRICA]	[OBJETIVO]	[FECHA]

1.4 Restricciones y Supuestos

Restricciones:

• Presupuesto máximo: EUR [CANTIDAD]
• Fecha límite de puesta en marcha: [FECHA] (firme / flexible)
• Residencia de datos: [UE / España / centro de datos del cliente]
• Tecnología: Debe integrarse con [SISTEMA EXISTENTE]

Supuestos:

• El cliente proporcionará acceso a [SISTEMAS/DATOS] antes de [FECHA]
• El equipo del cliente asignará [X horas/semana] durante el proyecto
• Sin cambios mayores en la infraestructura tecnológica del cliente durante el proyecto

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2. Plan por Fases

Fase 1 — Descubrimiento

Objetivo: Establecer un entendimiento compartido del estado actual, panorama de datos y criterios de éxito.

Duración: [X semanas] | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

ID Tarea	Descripción	Responsable	Horas Est.	Inicio	Fin	Dependencias	Estado
1.1	Entrevista — Patrocinador	Dir. Encargo	3h			Contrato firmado	[ ]
1.2	Entrevista — Líder Técnico	Ing. Datos	3h			1.1	[ ]
1.3	Entrevistas — Usuarios finales (x3)	Analista	6h			1.1	[ ]
1.4	Auditoría de datos y calidad	Ing. Datos	16h			Acceso	[ ]
1.5	Mapeo de integraciones	Ing. Datos	8h			1.4	[ ]
1.6	Revisión de riesgos y cumplimiento	Dir. Encargo	8h			1.1, 1.4	[ ]

Criterios de salida Fase 1: Informe de Descubrimiento firmado; línea base de KPI acordada.

Fase 2 — Diseño

Objetivo: Producir diseño técnico y funcional que guíe la fase de construcción.

ID Tarea	Descripción	Responsable	Horas Est.	Estado
2.1	Diseño de arquitectura de solución	Arquitecto IA	24h	[ ]
2.2	Diseño de pipeline de datos	Ing. Datos	16h	[ ]
2.3	Wireframes UI/UX (si aplica)	Diseñador	16h	[ ]
2.4	Especificación de integración	Ing. Datos	12h	[ ]
2.5	Revisión de seguridad y cumplimiento	Dir. Encargo	8h	[ ]

Criterios de salida Fase 2: Documento de Diseño Técnico firmado; arquitectura aprobada.

Fase 3 — Construcción

Objetivo: Desarrollar y configurar la solución acordada.

Duración: [X semanas] ([X sprints de 2 semanas]) | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

Criterios de salida Fase 3: Todos los entregables de sprint completos; software funcional demostrado al cliente.

Fase 4 — Pruebas

Objetivo: Validar calidad, rendimiento y cumplimiento normativo.

ID Tarea	Descripción	Responsable	Horas Est.	Estado
4.1	Finalización del plan de pruebas	PM + QA	4h	[ ]
4.2	Pruebas de integración	Ing. Datos	16h	[ ]
4.3	Pruebas de rendimiento y carga	Ing. Datos	8h	[ ]
4.4	Revisión de seguridad	Dir. Encargo	8h	[ ]
4.5	Verificación de conformidad EU AI Act	Dir. Encargo	4h	[ ]
4.6	Facilitación de UAT (con equipo cliente)	PM + Analista	16h	[ ]

Criterios de salida Fase 4: UAT aprobada; cero incidencias P1; informe de pruebas completo.

Fase 5 — Despliegue

Objetivo: Migrar a producción de forma segura con mínima interrupción.

ID Tarea	Descripción	Responsable	Horas Est.	Estado
5.1	Provisión del entorno de producción	Ing. Datos	8h	[ ]
5.2	Migración de datos (si aplica)	Ing. Datos	[X]h	[ ]
5.3	Puesta en marcha	Ing. Datos + IT Cliente	4h	[ ]
5.4	Formación de usuarios — sesión 1	Líder Cambio	4h	[ ]
5.5	Formación de usuarios — sesión 2	Líder Cambio	4h	[ ]
5.6	Período de soporte intensivo (2 semanas)	Todos	[X]h	[ ]

Criterios de salida Fase 5: Sistema en producción; formación completada; equipo IT del cliente puede operar independientemente.

Fase 6 — Evolución

Objetivo: Mejora continua de la solución y demostración de valor.

Actividad	Frecuencia	Responsable	Descripción
Monitoreo de rendimiento	Continuo	VORLUX AI	Disponibilidad, latencia, precisión del modelo
Informe mensual	Mensual	PM	Seguimiento de KPI vs línea base
Reentrenamiento del modelo	Trimestral	Arquitecto IA	Actualizar modelo con nuevos datos
Sprint de mejoras	Trimestral	Equipo desarrollo	Sprint de 1 semana para mejoras
Revisión trimestral de negocio	Trimestral	Dir. Encargo	Sesión ejecutiva de revisión

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3. Matriz RACI

Leyenda: R = Responsable | A = Aprobador | C = Consultado | I = Informado

Actividad	Dir. Encargo	PM	Arquitecto IA	Ing. Datos	Líder Cambio	Patrocinador Cliente	Líder Técnico Cliente
Gobernanza del proyecto	A	R	I	I	I	C	I
Arquitectura técnica	C	I	A/R	C	I	I	C
Construcción pipeline datos	I	I	A	R	I	I	C
Aprobación acceso datos	C	R	I	C	I	A	R
Coordinación UAT	C	R	I	I	C	I	A
Gestión del cambio	C	C	I	I	A/R	C	I
Decisión de puesta en marcha	C	C	C	C	I	A	R

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4. Registro de Riesgos

ID	Descripción del Riesgo	Probabilidad (1-3)	Impacto (1-3)	Puntuación	Estrategia de Mitigación	Responsable
R01	Calidad de datos inferior a lo esperado	2	3	6	Auditoría temprana en Fase 1; tiempo de reserva en Fase 3	Ing. Datos
R02	Interlocutor clave del cliente no disponible	2	2	4	Designar suplentes para todos los roles clave en kickoff	PM
R03	Ampliación del alcance por requisitos adicionales	3	2	6	Proceso formal de control de cambios; revisión semanal	PM
R04	Complejidad de integración superior a lo estimado	2	3	6	Spike técnico en Fase 2; prototipo de integración temprano	Arquitecto IA
R05	Cambio regulatorio (EU AI Act)	1	3	3	Monitorear actualizaciones; revisión trimestral de cumplimiento	Dir. Encargo

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5. Seguimiento de Hitos

Hito	Descripción	Fecha Objetivo	Fecha Real	Estado
M1	Kickoff del proyecto completado	[FECHA]		[ ]
M2	Checklist de onboarding completado	[FECHA]		[ ]
M3	Informe de Descubrimiento aprobado	[FECHA]		[ ]
M4	Documento de Diseño Técnico aprobado	[FECHA]		[ ]
M5	Fase de construcción completada	[FECHA]		[ ]
M6	UAT aprobada	[FECHA]		[ ]
M7	Puesta en marcha	[FECHA]		[ ]
M8	Período de soporte intensivo cerrado	[FECHA]		[ ]
M9	Proyecto formalmente cerrado	[FECHA]		[ ]

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Aprobaciones

Rol	Nombre	Firma	Fecha
Director del Encargo VORLUX AI
Director del Proyecto VORLUX AI
Patrocinador del Proyecto Cliente
Líder Técnico Cliente

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Plantilla proporcionada por VORLUX AI | vorluxai.com Versión 1.0 — Abril 2026 Esto es solo orientación, no asesoramiento legal. Consulte con profesionales cualificados para su situación específica.

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VORLUX AI — Inteligencia artificial que trabaja para su empresa. vorluxai.com | Valencia, Spain

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Version Espanola

Plan de Proyecto de Despliegue de IA

VORLUX AI | vorluxai.com

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Nombre del proyecto: [NOMBRE DEL PROYECTO] Cliente: [NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] Codigo de proyecto: [VORLUX-ANO-NNN] Responsable del encargo: [NOMBRE] Project Manager: [NOMBRE] Version: [1.0] Estado: [ ] Borrador [ ] Activo [ ] En pausa [ ] Cerrado Ultima actualizacion: [FECHA]

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Control documental

Version	Fecha	Autor	Cambios
0.1	[FECHA]	[NOMBRE]	Borrador inicial
1.0	[FECHA]	[NOMBRE]	Aprobado en kickoff

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1. Descripcion del Proyecto

1.1 Objetivos

1. [OBJETIVO PRINCIPAL — ej. “Desplegar un sistema de IA para procesamiento de facturas que reduzca el tiempo de revision manual en un 60%”]
2. [OBJETIVO SECUNDARIO]
3. [OBJETIVO TERCIARIO]

1.2 Resumen de alcance

Dentro del alcance:

• [ENTREGABLE 1]
• [ENTREGABLE 2]
• [ENTREGABLE 3]

Fuera del alcance:

• [EXCLUSION 1]
• [EXCLUSION 2]

1.3 Criterios de exito

Criterio	Metrica	Objetivo	Fecha de medicion
[CRITERIO 1]	[METRICA]	[OBJETIVO]	[FECHA]
[CRITERIO 2]	[METRICA]	[OBJETIVO]	[FECHA]
[CRITERIO 3]	[METRICA]	[OBJETIVO]	[FECHA]

1.4 Restricciones y suposiciones

Restricciones:

• Presupuesto maximo: EUR [IMPORTE]
• Fecha limite de puesta en marcha: [FECHA] (firme / flexible)
• Residencia de datos: [UE / Espana / centro de datos del cliente]
• Tecnologia: debe integrarse con [SISTEMA EXISTENTE]

Suposiciones:

• El cliente proporcionara acceso a [SISTEMAS/DATOS] antes del [FECHA]
• El equipo del cliente asignara [X horas/semana] durante el proyecto
• Sin cambios importantes en la pila tecnologica del cliente durante el proyecto

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2. Plan por Fases

Fase 1 — Descubrimiento

Objetivo: Establecer un entendimiento compartido del estado actual, el panorama de datos y los criterios de exito.

Duracion: [X semanas] | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

ID	Descripcion	Responsable	Horas est.	Inicio	Fin	Dependencias	Estado
1.1	Entrevista con stakeholder — Sponsor	Responsable del encargo	3h			Contrato firmado	[ ]
1.2	Entrevista — Responsable tecnico	Ingeniero de datos	3h			1.1	[ ]
1.3	Entrevista — Usuarios finales (x3)	BA	6h			1.1	[ ]
1.4	Auditoria y evaluacion de calidad de datos	Ingeniero de datos	16h			Acceso 2.3	[ ]
1.5	Mapa de integraciones de sistemas	Ingeniero de datos	8h			1.4	[ ]
1.6	Revision de riesgos y cumplimiento	Responsable del encargo	8h			1.1, 1.4	[ ]
1.7	Definicion de metricas de exito y linea base	PM + BA	4h			1.3	[ ]
1.8	Borrador del Informe de Descubrimiento	Responsable del encargo	12h			1.1–1.7	[ ]
1.9	Revision del informe por el cliente	Cliente	—			1.8	[ ]
1.10	Aprobacion del Descubrimiento	Sponsor	—			1.9	[ ]

Criterios de salida Fase 1: Informe de Descubrimiento firmado; linea base de KPI acordada.

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Fase 2 — Diseno

Objetivo: Producir el diseno tecnico y funcional que guie la fase de construccion.

Duracion: [X semanas] | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

ID	Descripcion	Responsable	Horas est.	Inicio	Fin	Dependencias	Estado
2.1	Diseno de la arquitectura de la solucion	AI Architect	24h			Fase 1 completa	[ ]
2.2	Diseno del pipeline de datos	Ingeniero de datos	16h			2.1	[ ]
2.3	Wireframes UI/UX (si aplica)	Disenador	16h			1.3	[ ]
2.4	Especificacion de integraciones	Ingeniero de datos	12h			2.1	[ ]
2.5	Revision de seguridad y cumplimiento del diseno	Responsable del encargo	8h			2.1	[ ]
2.6	Plan de gestion del cambio	Change Lead	8h			1.3, 1.7	[ ]
2.7	Borrador del Documento de Diseno Tecnico	AI Architect	16h			2.1–2.6	[ ]
2.8	Revision interna del diseno	Equipo VORLUX AI	4h			2.7	[ ]
2.9	Sesion de revision del diseno con el cliente	Todos	3h			2.8	[ ]
2.10	Aprobacion del diseno	Sponsor + Tech Lead	—			2.9	[ ]

Criterios de salida Fase 2: Documento de Diseno Tecnico firmado; arquitectura aprobada.

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Fase 3 — Construccion

Objetivo: Desarrollar y configurar la solucion acordada.

Duracion: [X semanas] ([X sprints de 2 semanas]) | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

Sprint	Fechas	Foco	Entregables clave
Sprint 1	[FECHA–FECHA]	[PIPELINE DE DATOS / MODELO BASE]	[ENTREGABLE]
Sprint 2	[FECHA–FECHA]	[CAPA DE PROCESAMIENTO IA]	[ENTREGABLE]
Sprint 3	[FECHA–FECHA]	[INTEGRACIONES / UI]	[ENTREGABLE]
Sprint 4	[FECHA–FECHA]	[PULIDO / HARDENING]	[ENTREGABLE]

Tareas de ejemplo (Sprint 1):

ID	Descripcion	Responsable	Horas est.	Inicio	Fin	Estado
3.1.1	Configurar entorno de desarrollo	Ingeniero de datos	4h			[ ]
3.1.2	Implementar pipeline de ingesta de datos	Ingeniero de datos	24h			[ ]
3.1.3	Construir capa de validacion y limpieza	Ingeniero de datos	16h			[ ]
3.1.4	Desarrollo de [COMPONENTE]	AI Architect	32h			[ ]
3.1.5	Tests unitarios para componentes del Sprint 1	Ingeniero de datos	8h			[ ]
3.1.6	Demo y revision del Sprint 1	Todos	2h			[ ]
3.1.7	Retrospectiva del Sprint 1	Equipo VORLUX AI	1h			[ ]

Definition of Done (por sprint):

• Codigo revisado y fusionado a la rama principal
• Cobertura de tests unitarios >= [X]%
• Entregables del sprint demostrados al cliente
• Sin bugs P1 abiertos

Criterios de salida Fase 3: Todos los entregables completados; software funcional demostrado al cliente.

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Fase 4 — Pruebas

Objetivo: Validar calidad, rendimiento y cumplimiento.

Duracion: [X semanas] | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

ID	Descripcion	Responsable	Horas est.	Inicio	Fin	Estado
4.1	Finalizacion del plan de pruebas	PM + QA	4h			[ ]
4.2	Pruebas de integracion de sistemas	Ingeniero de datos	16h			[ ]
4.3	Pruebas de rendimiento y carga	Ingeniero de datos	8h			[ ]
4.4	Revision de seguridad (si aplica)	Responsable del encargo	8h			[ ]
4.5	Verificacion de conformidad con el EU AI Act	Responsable del encargo	4h			[ ]
4.6	Facilitacion de UAT (con equipo del cliente)	PM + BA	16h			[ ]
4.7	Triaje y resolucion de bugs	AI Architect + Dev	TBD			[ ]
4.8	Pruebas de regresion post-correcciones	QA	8h			[ ]
4.9	Aprobacion de UAT	Sponsor del cliente	—			[ ]

Criterios de salida Fase 4: UAT aprobado; cero incidencias P1; informe de pruebas completo.

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Fase 5 — Despliegue

Objetivo: Pasar a produccion de forma segura y con minima interrupcion.

Duracion: [X semanas] | Inicio: [FECHA] | Fin: [FECHA]

ID	Descripcion	Responsable	Horas est.	Inicio	Fin	Estado
5.1	Aprovisionamiento del entorno de produccion	Ingeniero de datos	8h			[ ]
5.2	Migracion de datos (si aplica)	Ingeniero de datos	[X]h			[ ]
5.3	Ejecucion del checklist pre-puesta en marcha	PM	2h			[ ]
5.4	Cutover de puesta en marcha	Ingeniero de datos + TI del cliente	4h			[ ]
5.5	Smoke test post-puesta en marcha	Ingeniero de datos	2h			[ ]
5.6	Formacion de usuarios — sesion 1	Change Lead	4h			[ ]
5.7	Formacion de usuarios — sesion 2	Change Lead	4h			[ ]
5.8	Materiales de formacion finalizados	Change Lead	8h			[ ]
5.9	Runbook de sistema entregado al equipo de TI del cliente	Ingeniero de datos	4h			[ ]
5.10	Periodo de hypercare — monitorizacion (2 semanas)	Todos	[X]h			[ ]
5.11	Cierre del periodo de hypercare	Responsable del encargo	2h			[ ]

Criterios de salida Fase 5: Sistema en produccion; formacion completada; equipo de TI del cliente operativo de forma autonoma.

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Fase 6 — Evolucion

Objetivo: Mejorar continuamente la solucion y demostrar valor sostenido.

Cadencia: Actividades mensuales/trimestrales continuas.

Actividad	Frecuencia	Responsable	Descripcion
Monitorizacion de rendimiento	Continua	VORLUX AI	Uptime, latencia, precision del modelo
Informe mensual de rendimiento	Mensual	PM	Seguimiento de KPI vs linea base
Reentrenamiento del modelo	Trimestral o por evento	AI Architect	Actualizar modelo con nuevos datos
Sprint de iteracion de funcionalidades	Trimestral	Equipo de desarrollo	Sprint de 1 semana para mejoras
Quarterly Business Review	Trimestral	Responsable del encargo	Sesion de revision ejecutiva
Revision anual del SLA	Anual	Responsable del encargo	Revisar y actualizar terminos del SLA

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3. Cronograma tipo Gantt

Adaptar la tabla. Cada columna representa 1 semana. Marcar con X activo, M hito.

Fase / Actividad	S1	S2	S3	S4	S5	S6	S7	S8	S9	S10	S11	S12	S13	S14	S15	S16
Fase 1 — Descubrimiento	X	X	X	X
Entrevistas con stakeholders	X	X
Auditoria de datos		X	X
Informe de Descubrimiento			X	X
HITO: Aprobacion del descubrimiento				M
Fase 2 — Diseno					X	X	X
Arquitectura + diseno de datos					X	X
TDD + plan de cambio						X	X
HITO: Aprobacion del diseno							M
Fase 3 — Construccion								X	X	X	X	X	X
Sprint 1								X	X
Sprint 2										X	X
Sprint 3												X	X
HITO: Construccion completa													M
Fase 4 — Pruebas														X	X
UAT + correcciones														X	X
HITO: Aprobacion de UAT															M
Fase 5 — Despliegue																X
Puesta en marcha																X
HITO: Sistema en produccion																M

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4. Matriz RACI

Leyenda: R = Responsable | A = Aprobador | C = Consultado | I = Informado

Actividad	Responsable del encargo	PM	AI Architect	Ingeniero de datos	Change Lead	Sponsor del cliente	Tech Lead del cliente	BA del cliente
Gobernanza del proyecto	A	R	I	I	I	C	I	I
Arquitectura tecnica	C	I	A/R	C	I	I	C	I
Construccion del pipeline	I	I	A	R	I	I	C	I
Aprobacion de acceso a datos	C	R	I	C	I	A	R	I
Coordinacion de UAT	C	R	I	I	C	I	C	A
Aprobacion de UAT	I	I	I	I	I	A	C	R
Gestion del cambio	C	C	I	I	A/R	C	I	C
Imparticion de formacion	I	C	I	I	A/R	I	I	C
Decision de puesta en marcha	C	C	C	C	I	A	R	I
Informes mensuales	I	R	I	C	I	A	I	I
Gestion del presupuesto	A	R	I	I	I	C	I	I
Aprobacion de cambios de alcance	A	C	C	I	I	A	C	I

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5. Registro de Riesgos

Calificacion: Probabilidad x Impacto (escala 1–3 cada uno) = 1–9

ID	Descripcion del riesgo	Prob. (1–3)	Impacto (1–3)	Calificacion	Estrategia de mitigacion	Responsable	Estado
R01	Calidad de datos inferior a la esperada	2	3	6	Auditoria de datos temprana en Fase 1; margen en Fase 3	Ingeniero de datos	Abierto
R02	Stakeholder clave no disponible	2	2	4	Designar suplentes al inicio del proyecto	PM	Abierto
R03	Desviacion de alcance por requisitos adicionales	3	2	6	Proceso formal de control de cambios; revision semanal	PM	Abierto
R04	Complejidad de integracion superior a las estimaciones	2	3	6	Spike tecnico en Fase 2; prototipo de integracion temprano	AI Architect	Abierto
R05	Cambio regulatorio (EU AI Act)	1	3	3	Monitorizar actualizaciones; revision trimestral de cumplimiento	Responsable del encargo	Abierto
R06	Miembro del equipo VORLUX AI no disponible	1	2	2	Formacion cruzada; mantener documentacion	PM	Abierto
R07	Retrasos del cliente en proporcionar accesos/aprobaciones	2	3	6	Definir SLAs de respuesta en contrato; escalar rapidamente	PM	Abierto
R08	Rendimiento del modelo por debajo del objetivo	1	3	3	Enfoque iterativo; pruebas tempranas; umbrales de exito definidos	AI Architect	Abierto
R09	Sobrecosto presupuestario	1	3	3	Monitorizacion semanal de quema de presupuesto; control de cambios	PM	Abierto
R10	[ANADIR RIESGO ESPECIFICO DEL PROYECTO]

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6. Seguimiento de Hitos

Hito	Descripcion	Fecha objetivo	Fecha real	Estado	Notas
M1	Kickoff del proyecto completado	[FECHA]		[ ]
M2	Checklist de onboarding completado	[FECHA]		[ ]
M3	Informe de Descubrimiento aprobado	[FECHA]		[ ]
M4	Documento de Diseno Tecnico aprobado	[FECHA]		[ ]
M5	Demo Sprint 1 completada	[FECHA]		[ ]
M6	Demo Sprint 2 completada	[FECHA]		[ ]
M7	Demo Sprint 3 completada	[FECHA]		[ ]
M8	Fase de construccion completada	[FECHA]		[ ]
M9	UAT iniciado	[FECHA]		[ ]
M10	UAT aprobado	[FECHA]		[ ]
M11	Puesta en marcha	[FECHA]		[ ]
M12	Periodo de hypercare cerrado	[FECHA]		[ ]
M13	Primera QBR completada	[FECHA]		[ ]
M14	Proyecto formalmente cerrado	[FECHA]		[ ]

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7. Seguimiento del Presupuesto

Fase	Presupuesto (EUR)	Real (EUR)	Desviacion (EUR)	Estado
Fase 1 — Descubrimiento
Fase 2 — Diseno
Fase 3 — Construccion
Fase 4 — Pruebas
Fase 5 — Despliegue
Gastos
Contingencia (10%)
TOTAL

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8. Registro de Incidencias

ID	Fecha	Descripcion	Prioridad (P1–P4)	Responsable	Resolucion objetivo	Resolucion real	Estado
I001							Abierto
I002							Abierto

Definicion de prioridades:

• P1: Bloqueante — el proyecto no puede avanzar; resolver en 24 horas
• P2: Alta — impacto significativo; resolver en 2 dias habiles
• P3: Media — impacto moderado; resolver en 1 semana
• P4: Baja — cosmetico o menor; resolver en el proximo sprint

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9. Registro de Cambios

CR ID	Fecha	Solicitado por	Descripcion	Impacto (Tiempo / Coste)	Estado	Aprobado por
CR001					Pendiente

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Aprobaciones

Rol	Nombre	Firma	Fecha
Responsable del encargo VORLUX AI
Project Manager VORLUX AI
Sponsor del proyecto (cliente)
Tech Lead del cliente

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VORLUX AI — Inteligencia artificial que trabaja para su empresa. vorluxai.com | Valencia, Espana